応用編: 宛先選択の詳細

宛先選択においての設定方法の詳細です。
なお、事前にアカウントの設定、送信禁止リストの設定をしておいてください。 (参照 -> アカウントの設定、送信禁止リストの設定)

項目
宛先選択ファイルの種類 (Excel, CSV)
宛先選択ダイアログ

 
■宛先選択ファイルの種類
宛先選択ファイルには、ExcelファイルとCSVファイルが使用できます。
※Windows 2000 で Excel ファイルを開こうとするとエラーが出る場合があります。(Ver 1.0 の場合)
その場合は、こちらを参照願います。

1.Excelファイル (Excel 2000以降で作成願います)
・先頭行に列名を入力し、2行目以降にデータを入力します。
・列名は自由に命名できますが、他の列名と重複しない名前にします。
・必須の列は、メールアドレスの列のみです。
・区分の列:この値により送信対象を絞ることができます。(列名は自由に命名可)
(注) 区分の列は、全て数字のみもしくは文字のみにして下さい。空白は文字扱いです。
(混在すると送信日時や配信エラーの日時が記録されないことがあります)
・名前の列:この名前がメール受信者に宛先として表示されます。(列名は自由に命名可)
名前の列に空白の行があった場合は、その行はメールアドレスのみで送信され、メール受信者の宛先にはメールアドレスが表示されます。
・添付ファイルの列:宛先毎に異なる添付ファイルを指定する場合に使います。(列名は自由に命名可)
添付ファイルのフルパスを指定
複数の添付ファイルがある場合は、パイプ (|) で区切ります。
・送信日時の列:この列にメールを送信した時のパソコンの日時が書き込まれます。(列名は自由に命名可)
記録形式 '年/月/日 時:分:秒 (例 '2006/12/01 19:50:17 )
・配信エラーの列:この列に配信エラーとなった場合の通知メールに記載された受信日時が書き込まれます。(列名は自由に命名可)
記録形式 'ERR 年/月/日 時:分:秒 (例 'ERR 2006/12/01 19:50:17 )
※送信日時、配信エラーの列には、計算式を設定しないで下さい。
※作成できるデータの大きさは、256列(A列〜IV列)、65,536行までです。
EXCEL 宛先一覧表

2.CSVファイル
・先頭行に列名を入力し、2行目以降にデータを入力します。
・列名は自由に命名できますが、他の列名と重複しない名前にします。
・必須の列は、メールアドレスの列のみです。
・区分の列:この値により送信対象を絞ることができます。(列名は自由に命名可)
・名前の列:この名前がメール受信者に宛先として表示されます。(列名は自由に命名可)
名前の列に空白の行があった場合は、その行はメールアドレスのみで送信され、メール受信者の宛先にはメールアドレスが表示されます。
・添付ファイルの列:宛先毎に個別に添付ファイルを指定する場合に使います。(列名は自由に命名可)
添付ファイルのフルパスを指定
複数の添付ファイルがある場合は、パイプ (|) で区切ります。
※送信日時の列、配信エラーの列を設けてもCSVファイルの場合は書き込むことはできません。
CSV 宛先一覧表

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■宛先選択ダイアログ
宛先リストから送信先を絞込み、送信結果の記録方法を指定します。
宛先選択ダイアログ

文字サイズ小 一覧表の文字サイズが小さくなります。(最小 8ポイント)
文字サイズ大 一覧表の文字サイズが大きくなります。(最大 12ポイント)
[行の列幅を自動調整する]をチェックすると、各列の内容に応じて、列幅が自動調整されます。
(但し、大きな表の場合には時間がかかりますので、チェックを外し手動で列幅を調整することもできます。)

1.宛先ファイルを選択する。
選択したファイルの内容に、先頭に[送信]列が追加されて一覧が表示されます
※選択したファイルに、既に[送信]列がある場合は別の名前で追加されます

2.宛先ファイルが Excel の場合、シートを選択する。CSVファイルの場合は、選択できません。
選択したシートの内容が下の一覧表に表示されます。

3.メールアドレスの列を選択します。(必須項目です)

4.名前の列を選択します。
受信者のメールに、ここで指定した名前が宛先名として表示されます。
宛先をメールアドレスのみで送信する場合は、選択は不要です。
※名前の列を指定して、一部の行に空白があった場合、その行はメールアドレスのみで送信されます。

5.宛先名の後に敬称を加える場合に設定します。
例えば、名前が相田 一郎で、敬称に 様 (半角スペース 様)を設定した場合、相手には相田 一郎 様と表示されます。
この敬称は、名前の列を指定した場合、全ての送信メールに追加されます。
但し、名前が空白の行は敬称は追加されず、メールアドレスのみが表示されます。

6.宛先毎に異なる添付ファイルがある場合に設定します。
宛先全てに共有する添付ファイルは、メイン画面の [添付] で指定します。

7.送信対象を指定します。
「全て」を選択した場合は、一覧表全体が送信対象です。
「列と値で選択」を選んだ場合は、どの列で選択するのか、また、どのような値の場合に選択するのかを指定します。

8.前記で「列と値で選択」を選んだ場合、値の種類を次の3通りから選びます。
空白  : 列の値が空白の場合に送信対象
空白以外: 列の値が空白以外の場合に送信対象 (対象となる列は、文字 もしくは 空白 にします。)
特定の値: 右の欄に送信対象とする値を指定します (対象となる列は、全て数字もしくは全て文字にします。空白は文字扱いです。)
特定のグループのみに送信したり、テスト用のメールアドレスに送信するのに使います。

9.送信対象から除外するものがある場合に指定します。
使用例1: 配信エラーになった宛先を除外する場合
・「配信エラーを除外する」をチェックし、配信エラーメールの日付を記録した列を指定します。
使用例2: 送信済みを除外する場合
・「送信済みを除外する」をチェックし、送信日時を記録した列を指定します。
(注) Excel に「送信日時」が実際に記録されるのは、OLEDBを使う場合は送信動作が一時休止の時です。また、OLEDBを使わない場合は送信処理が全て完了した時です。
よって、送信中・一時休止中にパソコンが異常停止した場合は、最後の1パッケージ分(標準 100通)または全てのメールの送信日時が記録されていません。
この場合は、送信ログを確認して送信除外分を追加する必要があります。
また、配信エラーの通知メールは、大半は送信後数分で通知されますが、1日程度経過してから通知される場合もあります。より正しく配信エラーを検知するには、翌日、改めて「一括配信」を起動し、[受信]ボタンをクリックすることで、配信エラーの通知メールを受信し自動的にExcelファイルに記録します。
なお、この場合、他のメールソフトで差出人のメールアドレスを受信し、サーバーからメールを削除しないで下さい。サーバーからメールが削除されると「一括配信」で処理できなくなります。

10.重複するアドレスの除外指定
・重複アドレスがある場合は1通のみ送信対象になり、2通目以降は対象外になります。
・送信日時を記録するように指定していた場合、重複アドレスのある他の行も送信日時が記録されることがあります。

11.送信日時を記録する場合に指定します。(宛先ファイルが Excel の場合のみ可能)
・Excel に記録されるのは、OLEDBを使う場合、1パッケージ(標準 100通)送信した後の一時休止の時です。また、OLEDBを使わない場合は送信処理が全て完了した時です。
・送信ログには、1通送信するごとに 日時、メールアドレス、宛先名、件名 がCSVファイルに追記されます。
※この列のセルには、計算式を設定しないで下さい。書き込みができなくなります。

12.アドレスクリーニングの結果を記録する場合に指定します。(宛先ファイルが Excel の場合のみ可能)
・Excel に記録されるのは、次の場合です。
OLEDBを使う場合、1パッケージ(標準 100通)送信した後の受信で配信エラーが見つかった場合
OLEDBを使わない場合は、全ての送信が完了した後にまとめて記録する
全てのメール送信完了後のアフタークリーニングで配信エラーが見つかった場合
「受信」ボタンでクリーニング用受信を行い、配信エラーが見つかった場合
・配信エラーログには、アドレスクリーニングの結果(受信日時、メールアドレス)がCSVファイルに追記されます。
※この列のセルには、計算式を設定しないで下さい。書き込みができなくなります。

13.差込送信の指定
・メールの件名と本文の部分に1通ごと差込み処理をして送信します。
・差込み部分は、宛先一覧表の列名を半角の [ ] で囲って指定します。
 例:メールの件名を [名前] 様へのお知らせ とした場合、
  1通目のメールの件名: 相田 一郎 様へのお知らせ
  2通目のメールの件名: 飯村 花子 様へのお知らせ
・差込処理後の内容は、メイン画面の「送信内容」ボタンをクリックすると1通づつ個別に確認できます。
Wordメールの場合、差込を行う列は、半角英数字で列名を設定して下さい。

14.前記の3、7〜10 の条件で送信対象を絞り込みます。
・送信対象の背景色:  黄色
・送信禁止の背景色:  灰色
・メールアドレスの書式エラーの背景色:  赤色
・「送信対象の選択」ボタンの右の欄に、送信対象件数とその中でアドレス書式エラーの件数が表示されます。
※一覧表の先頭列 [送信] をクリックすると、個別に送信対象に含めたり、除外したりできます。
但し、実際に反映されるのは、他の行に移動した時です。
※一覧表の内容は直接修正できますが、元のファイルには反映されません。
但し、実際に反映されるのは、他の行に移動した時です。

15.送信対象として選択した行のメールアドレスの書式チェックを行います。
・送信対象として選択された行で、メールアドレスの書式エラーがあるかチェックします。

16.エラーのメールアドレス一覧を表示します。
・第1列目の行番号は、元の宛先一覧リストでの行番号を表します。
アドレスエラー

17.このダイアログを閉じます。

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